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  5. Bestellungen Exportieren

Bestellungen Exportieren

Die Aktion gibt Ihre Bestellungen an die Warenwirtschaft heraus, damit dort Rechnung, Lieferschein und Versand daraus werden. Für die meisten Anbindungen ist sie der eigentliche Grund für den Connector: Der Shop nimmt die Bestellung an, die Warenwirtschaft wickelt sie ab.

Ihr Transferplan ist der größte des Connectors, und das hat einen Grund. Eine Bestellung ist kein Datensatz mit Feldern, sondern ein Beleg aus Kopf, zwei Anschriften, Positionen verschiedener Art und einer Summenrechnung, und jeder dieser Teile geht getrennt hinaus.

Was übertragen wird

Herausgegeben wird nicht jede Bestellung. Drei Bedingungen entscheiden, und alle drei stehen im Kanal.

Bedingung Wo sie steht
Die Bestellung ist freigegeben Am Datensatz selbst, siehe Bestellungen
Sie ist nicht älter als die eingestellte Zahl von Tagen Feld Alter Bestellungen für Export im Bereich Konfiguration
Sie ist nicht abgeschlossen Feld Ausschluss geschlossener Bestellungen von Export, wenn es gesetzt ist

Die Freigabe ist die wichtigste davon. Eine nicht freigegebene Bestellung geht nie hinaus, gleich wie jung sie ist, und das ist Absicht: Was in die Warenwirtschaft geht, wird dort zur Rechnung, und eine Rechnung über eine unfertige Bestellung ist teurer als eine späte.

Die beiden anderen halten die Antwort klein. Eine Warenwirtschaft fragt regelmäßig nach neuen Bestellungen, und ohne Grenze bekäme sie jedes Mal die gesamte Geschichte. Die Bestellungen gehen zeitlich sortiert heraus, die ältesten zuerst, und die Warenwirtschaft kann zusätzlich sagen, ab welcher Bestellnummer sie sie haben will.

Aufbau des Transferplans

Der Plan steht im Kanal, im Bereich Transferpläne unter Bestellungen und dort im Register Exportieren. Er hat vierzehn Abschnitte, und die Registerleiste darüber ist länger als der Bildschirm breit: Über die Pfeile an ihren Enden blättern Sie weiter.

Gescrollte Abschnittsleiste des Bestellexports mit dem gewählten Abschnitt Lieferkosten, darunter die Wahl zwischen Gesamt und Einzelne Produktpositionen und die sechs Zuweisungen einer Summenzeile

Die vierzehn Abschnitte lassen sich in fünf Gruppen lesen, und in dieser Reihenfolge stehen sie auch.

Gruppe Abschnitte Was darin steht
Kopf Allgemein, Information Nummern, Zeitpunkt, Status, Währung und Käufer, dazu die Freitexte der Bestellung
Anschriften Rechnungsadresse, Versandadresse Zweimal dieselben Felder, für beide Anschriften getrennt
Abwicklung Bezahlung, Lieferung Zahlungsart und Lieferart, je einmal als Klartext und einmal als zugeordnetes Kürzel
Positionen Produkte, Rabatte, Gutscheine, Aufschläge, Lieferkosten Je Positionsart ein Abschnitt
Summen Zwischensumme, Gesamt MwSt., Gesamtbetrag Dieselben sechs Zuweisungen, je Summenzeile einmal

Der Aufbau spiegelt den Beleg. Wer eine bestimmte Zuweisung sucht, findet sie über den Teil der Bestellung, zu dem sie gehört, und nicht über eine alphabetische Liste.

Einzustellen ist an den meisten Zeilen nichts. Drei Stellen entscheiden darüber, wie die Bestellung in der Warenwirtschaft aussieht.

Summenzeile oder einzelne Position

Vier der fünf Positionsabschnitte tragen über ihren Zuweisungen eine Wahl: Gesamt oder Einzelne Produktpositionen. Sie entscheidet, ob ein Rabatt, ein Gutschein, ein Aufschlag oder die Lieferkosten in der Warenwirtschaft als eigene Zeile im Summenblock erscheinen oder als weitere Position zwischen den Artikeln.

Die Vorbelegung ist nicht überall dieselbe: Rabatte, Aufschläge und Lieferkosten stehen auf Gesamt, Gutscheine auf Einzelne Produktpositionen. Die Wahl ist keine Geschmacksfrage, sondern hängt daran, wie Ihre Warenwirtschaft ihre Belege aufbaut, und sie ändert die Zuweisungen darunter: Für Gesamt stehen dort die sechs Felder einer Summenzeile, für die andere Wahl die Felder einer Artikelposition.

Die sechs Zuweisungen einer Summenzeile sind Titel, Wert, Klasse, Reihenfolge, Präfix und MwSt. Betrag. Titel ist die Beschriftung, die auf dem Beleg steht, ab Werk das Wort der jeweiligen Zeile. Klasse ist das feste Kennzeichen, an dem die Warenwirtschaft die Art der Zeile erkennt, Reihenfolge ihre Position im Summenblock. Der Wert geht ohne Vorzeichen heraus, das trägt Präfix daneben, ein + oder ein -. Und MwSt. Betrag enthält trotz seines Namens den Steuersatz in Prozent, nicht den Steuerbetrag.

Der Abschnitt Produkte hat diese Wahl nicht. Ein Artikel ist immer eine Position.

Zahlungsart und Lieferart

Beide Abschnitte tragen zwei Zeilen für dieselbe Sache, eine für den Klartext und eine für das Kürzel. Der Klartext ist der Name, wie er in TRADElube steht. Das Kürzel kommt aus den Registern Zahlungsarten und Lieferarten im Bereich Zuordnungen des Kanals.

Welche der beiden Ihre Warenwirtschaft auswertet, sagt ihr Verbindungsprogramm. Belegt sind ab Werk beide, und solange die Zuordnungstabelle leer ist, bleibt die Kürzel-Zeile ohne Wert.

Was in den Kopf geschrieben wird

Vier Zeilen des Abschnitts Allgemein nehmen einen festen Wert oder ein Skript statt einer Quelle: Kundengruppe, Vertreter Id, Preisgruppe und Projektname. Sie sind der Platz für alles, woran Ihre Warenwirtschaft ihre Bestellungen sortiert, TRADElube aber nicht führt. Projektname ist ab Werk mit TRADElube belegt, sodass sich die Bestellungen aus dieser Anbindung dort von anderen unterscheiden lassen. Die übrigen drei sind abgewählt.

Dieselbe Rolle spielen im Abschnitt Information die beiden Zeilen Überschrift 1 und Überschrift 2. Sie stehen auf dem Beleg und nehmen jeden Text an, den Sie zusammensetzen.

Besonderheiten und Grenzen

Die Summen werden je Steuersatz gebildet. Eine Bestellung mit sieben und neunzehn Prozent ergibt zwei Zeilen Gesamt MwSt. und zwei Zeilen Zwischensumme, nicht je eine. Die Warenwirtschaft braucht das so, weil sie die Steuer je Satz ausweisen muss.

Die Bankverbindung geht nicht mit. Die Zeilen für Bankinstitut, IBAN, BIC, Kontoinhaber und das SEPA-Mandat stehen im Abschnitt Bezahlung, lassen sich aber nicht belegen: TRADElube führt keine Zahlungsdaten des Kunden. Ebenso wenig belegbar sind Umrechnungsfaktor im Kopf und Faxnummer an beiden Anschriften.

Eine einmal herausgegebene Bestellung geht nicht noch einmal heraus, solange sie sich nicht ändert. Fällt sie durch die Altersgrenze aus dem Ausschnitt, ist sie damit endgültig draußen, auch wenn sie nie abgeholt wurde. Setzen Sie Alter Bestellungen für Export deshalb großzügiger, als der Abholrhythmus Ihrer Warenwirtschaft es nötig macht.

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