Grundlagen der Synchronisation

Die Synchronisation zwischen Ihrem Warenwirtschaftsystem bzw. ERP-System, TRADElube und Ihrem Onlineshop ist ein zentraler Bestandteil eines modernen Produktinformations-Workflows. Dabei kann es hin und wieder zu Situationen kommen, in denen die sichtbaren Daten im Shop nicht dem entsprechen, was Sie erwartet haben. Dieses Kapitel soll Ihnen helfen, solche Situationen besser zu verstehen und einzuordnen, auch wenn Sie kein technischer Experte sind.

Wichtig: Es ist absolut verständlich, wenn Sie als Anwender nicht alle technischen Hintergründe einer Schnittstelle im Detail kennen. Schnittstellen sind per Definition komplex, denn sie verbinden unterschiedliche Systeme mit jeweils eigener Logik und eigenem Datenbestand. Das allein bringt technische Herausforderungen mit sich, die aber lösbar sind, wenn man gemeinsam sachlich an die Ursachen herangeht.

In der Praxis erleben wir jedoch immer wieder, dass bei Unstimmigkeiten vorschnell die Schnittstelle als Ursache vermutet wird, sei es durch interne Beteiligte oder durch externe IT-Dienstleister. Wenn TRADElube als Problemquelle im Fokus steht, obwohl die tatsächliche Ursache z. B. im ERP-System liegt oder durch diverse Einflüsse im Shop entstanden ist, führt das zu einem zusätzlichen Analyseaufwand, sowohl für Sie als auch für unseren Support.

Solche Fälle lassen sich durch ein besseres Grundverständnis oft vermeiden. Und da Support-Ressourcen nicht unbegrenzt verfügbar sind, ist das auch wirtschaftlich relevant: Damit wir TRADElube auch künftig zu fairen Konditionen und nachhaltig betreiben können, ist es hilfreich, wenn wir gemeinsam möglichst zielgerichtet mit solchen Situationen umgehen. Dieses Kapitel soll dazu beitragen, durch Transparenz, technisches Basiswissen und nachvollziehbare Beispiele.

Was bedeutet „Synchronisation“?

Synchronisation bedeutet in TRADElube, dass Daten aus einer Quelle (z. B. dem ERP-System oder einer Importdatei) verarbeitet und mit einem Zielsystem (z. B. einem Shop wie Shopware, WooCommerce oder Shopify) abgeglichen werden. Dabei sorgt TRADElube dafür, dass der Datenbestand im Zielsystem dem entspricht, was aktuell als „gültig“ in TRADElube vorliegt.

Je nach Konfiguration kann diese Synchronisation sehr flexibel gestaltet werden:

Welche Felder synchronisiert werden (und welche nicht),
Ob ein Feld immer überschrieben wird, nur bei der Neuanlage eines Produkts, oder gar nicht,
Ob benutzerdefinierte Skripte zur Datenmanipulation verwendet werden,
Welche Datensätze (z. B. Produkte, Kategorien, Hersteller, Medien) betroffen sind.

Hinweis: Im Folgenden ist meist von „Produkten“ die Rede, da dies der häufigste Anwendungsfall ist. Die beschriebenen Prinzipien gelten jedoch sinngemäß auch für andere Datentypen wie Kategorien, Hersteller, Medien oder beliebige andere Objekttypen, die durch TRADElube synchronisiert werden.

Warum stimmen Daten im Shop manchmal nicht mit den Erwartungen überein?

Es gibt verschiedene Gründe, warum sich der Datenbestand im Shop „falsch“ anfühlen kann. Die häufigsten Ursachen sind:

1. Manuelle Änderungen im Shop

Wenn Sie im Shop manuelle Änderungen an einem Produkt vornehmen, z. B. bei der Beschreibung, dem Lagerbestand oder dem Preis, und diese Felder nicht ausdrücklich von der Synchronisation ausgeschlossen wurden, können diese Änderungen zu einem späteren Zeitpunkt durch TRADElube wieder überschrieben werden. Das geschieht nicht sofort, sondern nur dann, wenn TRADElube eine Änderung an diesem Produkt registriert, zum Beispiel durch einen Import aus dem ERP-System oder eine Bearbeitung innerhalb von TRADElube. Erst dann wird das betroffene Produkt erneut vollständig mit dem Shop abgeglichen und Ihre manuelle Änderung ggf. zurückgesetzt.

Wichtig zu verstehen ist: TRADElube überwacht das Shopsystem nicht permanent und kann nicht erkennen, wenn dort manuelle Änderungen vorgenommen werden. Die Synchronisation erfolgt immer auf Grundlage der in TRADElube bekannten Daten, nicht durch einen Abgleich mit dem aktuellen Zustand im Shop. Technisch wäre eine permanente Überwachung des Shopsystems auch kaum praktikabel, da dies bedeuten würde, regelmäßig über die Schnittstelle (API) sämtliche Produkte im Shop durchzugehen, was zu erheblichem Performance-Aufwand und unnötiger Systemlast führen würde.

Je nach Konfiguration kann außerdem das sogenannte „Erneuerungskonzept“ greifen: Dabei wird ein Produkt nach einer definierten Zeitspanne, z. B. einer Woche, auch ohne erkennbare Änderung erneut synchronisiert, um die Daten im Shop regelmäßig aufzufrischen. Auch hierbei kann es zur Überschreibung von manuell vorgenommenen Änderungen kommen.

Lösung: Besprechen Sie mit uns, welche Felder manuell gepflegt werden sollen, diese können in der Konfiguration explizit ausgeschlossen werden, oder es können andere sinnvolle intelligente Lösungen gefunden werden.

2. Wiederherstellung alter Datenbestände (z. B. durch ein Backup)

Eine häufige, aber schwer nachvollziehbare Fehlerquelle ist die unbemerkte Rücksicherung eines veralteten Shop-Backups. Dadurch können Daten wieder erscheinen (Produkte, Kategorien, Medien), die aus Sicht von TRADElube schon längst gelöscht oder geändert wurden.

TRADElube erkennt diese Daten nicht mehr als gültig, weil sie bereits als gelöscht registriert sind. Daher werden sie nicht erneut gelöscht, und führen zu Inkonsistenzen.

Wichtig: Natürlich bedeutet das nicht automatisch, dass jemand „schuld“ ist. Manchmal wird ein Backup z. B. von einem dritten IT-Dienstleister aus gutem Grund eingespielt, jedoch ohne dass der Zusammenhang mit TRADElube bedacht wird. Dennoch entstehen daraus Abweichungen, die man technisch wieder korrigieren muss.

Lösung: In vielen Fällen kann ein manuelles Neustarten bzw. Zurücksetzen der Synchronisationsaufgabe helfen, um den Datenbestand vollständig neu zu übertragen. Gelöschte, aber durch das Backup wiederhergestellte Produkte müssen allerdings manuell entfernt werden.

3. Fehlerhafte Daten aus der Quelle (z. B. Warenwirtschaft)

Ein weiterer häufiger Grund für fehlerhafte oder unerwartete Daten im Shop liegt nicht in der Schnittstelle, sondern in den Quelldaten, also z. B. im Warenwirtschaft-System. Wenn dort der Preis, Lagerbestand oder eine Kategorie falsch gepflegt ist, dann übernimmt TRADElube diese Daten korrekt, auch wenn das Ergebnis im Shop dann falsch aussieht.

Es ist wichtig zu beachten, dass der Fehler möglicherweise auch nicht mal immer direkt in der Warenwirtschaft sichtbar ist. Oft kann unerwartetes Verhalten auch von nachgelagerter herstellerspezifischer Schnittstellensoftware des Warenwirtschafts-Systems verursacht sein.

Beachten Sie daher auch folgende Verweise:

TriCon, die herstellerspezifischen Schnittstelle von TriData, Themen zu Volluploads, Bereinigung etc..

TRADElube kann also nur die Daten synchronisieren, die es erhält, und wenn diese fehlerhaft sind, wird der Fehler auch in den Shop übernommen.

Beispiel: In der Warenwirtschaft ist ein Artikel mit 0 Stück lagernd geführt, obwohl tatsächlich noch Ware verfügbar wäre. TRADElube übernimmt diesen Bestand und trägt ihn korrekt in den Shop ein, der Fehler liegt daher nicht an der Schnittstelle, sondern an der Ausgangsdatenquelle.

Lösung: TRADElube bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Nachvollziehbarkeit und Protokollierung aller importierten und exportierten Daten. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Nachverfolgung - Was wurde wann wohin übertragen?.

4. Drittanbieter-Systeme oder Plugins

Auch Plugins oder automatische Prozesse innerhalb des Shopsystems, wie zum Beispiel Preisregeln, Caching oder Hintergrund-Jobs, können Shopdaten verändern oder „überschreiben“. Diese Änderungen finden außerhalb von TRADElube statt und sind für die Schnittstelle daher nicht sichtbar. TRADElube kann nur die Daten synchronisieren, die ihm bekannt sind. Eine kontinuierliche Überwachung des Shopsystems ist technisch nicht praktikabel, da dies bedeuten würde, regelmäßig über die API alle Produkte durchzugehen, was zu erheblichen Performance-Einbußen führen würde.

Die Rolle der Konfiguration

TRADElube ist ein sehr flexibles System. Doch diese Flexibilität setzt voraus, dass die Konfiguration präzise auf Ihre Anforderungen abgestimmt ist. Was, wann, wie und in welche Richtung synchronisiert wird, ist nicht zufällig, sondern bewusst einstellbar.

Nur durch eine saubere Abstimmung und Dokumentation der Konfiguration lässt sich sicherstellen, dass:

Felder korrekt aktualisiert werden,
manuelle Änderungen im Shop nicht ungewollt überschrieben werden,
Daten nicht doppelt oder versehentlich gelöscht werden,
individuelle Geschäftsregeln (z. B. Preis- oder Textlogiken) berücksichtigt sind.

Wichtig: Wenn TRADElube „etwas anderes tut als erwartet“, liegt das in den meisten Fällen daran, dass die Erwartung noch nicht in der Konfiguration abgebildet wurde.

Empfehlungen für den Alltag

🔄 Vermeiden Sie manuelle Änderungen im Shop, wenn diese nicht explizit durch die Konfiguration ausgenommen wurden.
💾 Klären Sie alle Wiederherstellungen von Backups oder Datenänderungen vorher ab, bevor TRADElube wieder aktiv synchronisiert.
🧾 Nutzen Sie die Nachverfolgungsfunktion von TRADElube, um Änderungen transparent zurückzuverfolgen.
🛠️ Melden Sie Unstimmigkeiten sachlich, ohne Vorverurteilung der Schnittstelle. Wir unterstützen Sie bei der Ursachenanalyse.
📘 Dokumentieren Sie Ihre Geschäftslogik und individuellen Konfigurationen, um Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen oder zu vermeiden.

Hinweis: Diese Grundlagen sollen helfen, typische Missverständnisse zu vermeiden. Im Zweifelsfall wenden Sie sich bitte an uns, wir helfen gerne bei der Optimierung Ihrer Konfiguration und der Analyse unerwarteter Effekte.